把这些细节处理好了，你就是办会的高手

►对于大型会议，把细办牵头抓总的节处人要把握大方向 ，掌控关健点 ，理好精进小细节，把细办在筹备时应尽量把工作做细做实，节处这很考验人的理好统筹、策划和执行力。把细办

那筹备会议时，节处做好哪一项工作能够四两拨千斤呢？

01

会前准备

（一）制订方案

会议方案是理好组织会议的总安排，主要包括会议名称、把细办目的节处、时间 、理好地点 、把细办参会人员 、节处主要议程、理好会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强 ，并须报经相关领导审定。会议方案确定后 ，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责 。

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．起草会议通知  。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容
、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确
、条理清楚、言简意赅  ，尤其是时间 、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如 ：××办公楼六楼第三会议室。

2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信 、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意 ：一是保密 ，涉密会议不能通过短信、微信发布  。二是负责 ，必须确保会议通知及时送达参会者
。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式 。采用短信、微信方式发送
，应要求接收者及时回复。

3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实 。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入 ，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

4．协调出席领导 。根据会议要求
，以当面报告、电话 、短信 、微信等多种方式 ，提请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间 、地点、主要参加（部门）人员及议程等。在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。

5．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与后勤
、物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务人员协助做好保洁
、桌椅摆放等先期准备工作。若有外单位人员参加，要提前制作好引导牌。

6．编印会议须知 。对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁 。主要内容包括：会议纪律要求
、日程安排 、作息时间、参会人员名单 、分组名单
、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式 、注意事项等。

7．制作会议证件。根据会议需要制作代表证 、出（列）席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件
。证件制作要结合会议主题和内容 ，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别 、方便管理、利于安全 。

8．会场布置。主要指主席台及附属设施的布置 。总体要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致 。一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点 。要综合考虑会议性质 、台上就座人数
、方便领导出入以及主席台大小等多方面因素 。二是附属设施调试。主要有音响 、灯光
、投影设备 。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放 ，逐一提前试音
，确保每只话筒都能正常使用 。需要播放乐曲的要提前试播一次 ，最好进行备份 ，确保万无一失 。检查会场内照明灯具有无损坏 ，如有损坏 ，需要提前修理更换；要提前准备好摄像 、话筒电源 。有投影演示时要提前预演一次 ，并视需要及时调节灯光。

9.制作 、摆放桌签 。根据最终确定的参会人员名单，制作桌签；要认真核对全场桌签，防止遗漏、重复和出现错别字。依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。桌签摆放完成后要及时制作会场座位图，打印后放置会场方便查阅 。

10．组织调度会议用车 。视会议需要借用或租用车辆 ，并安排专人负责车辆调度，对乘车人员进行统计 、清点 ，防止迟到、遗漏，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度
。

11．安排新闻报道
 。需要新闻报道的会议 ，要提前联系宣传部门或新闻单位，在会场安排好新闻宣传人员专座，并协调衔接 。

12．分发会议材料。会议材料要列表登记 ，发放时要逐一登记，要做到不漏一份、不少一人
。可以视情况在会前通知参会单位（人员）派人提前领取，也可以在会场签到时一并发放，或是提前放置到参会人员座位上。对摆放在主席台上的材料 ，要从头到尾检查顺序和页码，整齐摆放，确保不出差错。对于涉密文件，要严格按照相关保密规定编号登记，及时收回或提醒按保密规定流转、保存，防止泄密 。

（三）分工落实

拟订好会议方案
，根据方案分解任务后，要协调分工，明确责任人  ，规定各任务完成时限 ，做好分工落实，并在会议开始前做一次全面自查，确保万无一失 。

02

细化会中服务

会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。会中工作无小事，周到
、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎，情况不断发生变化，一定要注重细节 ，精细周密。

（一）组织会议报到

会议报到工作主要包括人员身份确认 、报到登记、根据会议要求发放资料 、提醒注意事项等。要做到迅速准确、热情周到、耐心细致
、井然有序。

（二）做好会议签到

安排专人打印签到表放置会场 ，提醒到会人员签到，并做好到会人员清点、登记工作，实时掌握人员到会情况，并视情况电话督促参会人员及时到会。会议开始后要统计汇总到会人数 ，登记迟到、缺席人员名单。

（三）维护会场秩序

会议召开期间
，要安排专人现场值班 ，维护好会场内外秩序 。一是实时监测会场音响
、灯光等情况，发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为 ，同时防止无关人员进入会场 。三是提醒会场服务人员适时供应茶水。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时
，要采用合适方式灵活处理，努力减少对会议的干扰和影响。

03

会后总结要实

会后工作是会务工作的重要组成部分，是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验  、教训，推进会议精神的贯彻落实，以进一步优化会务工作机制 ，提升会议效果。

（一）返程服务

协调组织好参会人员会后服务，必要时协助联系交通工具或帮助订票，对个别因工作需要暂留的人员，在食宿方面要妥善安排。

（二）材料归档

会后要及时将会议方案、通知
、简报、发言材料 、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全，按规定整理归档 ，以备查考  。同时，要按照保密相关要求，对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要，印发领导讲话等。

（三）会后总结

每次会议结束后，要及时、客观 、准确地做好总结。系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题  、不足。尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见 、建议 ，为以后进一步改进会务工作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中，确保会议精神及时落实。

做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外 ，还要求办会人员不断提升自身素质。

一是统筹全局的意识。会务工作任务重  、要求高 、涉及面广，需要会务人员牢固树立全局意识 ，从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实，谋划好每一细节，确保会务组织周到 、高效 、有序 。

二是灵活应变的能力。会务工作不可预期因素多，需要会务人员树立应变意识，提升应变能力 ，处变不惊
、处变不乱 ，及时妥善处置好各种临时突发情况
 ，保证会议圆满成功。

三是认真负责的品质 。会务工作琐细、繁重  ，涉及环节多 ，出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响 ，因此会务人员必须具有高度的责任心 ，充分发挥积极性和主动性，尽心尽责，搭台补位
，把握好每一环节，做好每一细节，这样才能使会务有条不紊 ，顺利完成。